Ordnung über die Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten in den vom Verkäufer geführten personenbezogenen Datenbanken

Inhalt
Allgemeine Begriffe und Anwendungsbereich
Verzeichnis der personenbezogenen Datenbanken
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Verfahren der Datenverarbeitung: Einholung der Einwilligung, Information über Rechte und Maßnahmen im Umgang mit den personenbezogenen Daten der betroffenen Person
Aufbewahrungsort der personenbezogenen Datenbank
Bedingungen für die Offenlegung personenbezogener Daten an Dritte
Schutz personenbezogener Daten: Schutzmethoden, verantwortliche Person, Mitarbeiter mit unmittelbarer Verarbeitung und/oder Zugang zu personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben, Aufbewahrungsdauer
Rechte der betroffenen Person
Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen der betroffenen Person
Staatliche Registrierung der personenbezogenen Datenbank

  1. Allgemeine Begriffe und Anwendungsbereich
    1.1. Begriffsbestimmungen:

personenbezogene Datenbank: benannte, geordnete Gesamtheit personenbezogener Daten in elektronischer Form und/oder in Form von Karteien

verantwortliche Person: benannte Person, die die Arbeiten zum Schutz personenbezogener Daten bei deren Verarbeitung organisiert

Inhaber der personenbezogenen Datenbank: natürliche oder juristische Person, der kraft Gesetzes oder mit Einwilligung der betroffenen Person das Recht zur Verarbeitung dieser Daten eingeräumt wurde, die den Zweck der Verarbeitung in dieser Datenbank festlegt, den Umfang der Daten sowie die Verarbeitungsverfahren bestimmt, sofern das Gesetz nichts anderes vorsieht

Staatsregister der personenbezogenen Datenbanken: einheitliches staatliches Informationssystem zur Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Informationen über registrierte personenbezogene Datenbanken

allgemein zugängliche Quellen personenbezogener Daten: Verzeichnisse, Adressbücher, Register, Listen, Kataloge und andere systematisierte Sammlungen offener Informationen, die personenbezogene Daten enthalten und mit Kenntnis der betroffenen Person veröffentlicht wurden. Soziale Netzwerke und Internetressourcen, in denen die betroffene Person ihre Daten hinterlässt, gelten nicht als allgemein zugängliche Quellen, es sei denn, die betroffene Person hat ausdrücklich eine freie Verbreitung und Nutzung kenntlich gemacht

Einwilligung der betroffenen Person: jede dokumentierte, freiwillige Willensbekundung einer natürlichen Person zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend dem angegebenen Zweck

Pseudonymisierung/Anonymisierung: Entfernung von Angaben, die die Identifizierung einer Person ermöglichen

Verarbeitung personenbezogener Daten: jede Handlung oder Gesamtheit von Handlungen, die vollständig oder teilweise in einem Informationssystem (automatisiert) und/oder in Karteien durchgeführt werden und das Erheben, Erfassen, Speichern, Anpassen, Ändern, Aktualisieren, Verwenden und Verbreiten (Weitergabe, Übermittlung), Pseudonymisieren sowie Vernichten personenbezogener Daten betreffen

personenbezogene Daten: Informationen oder eine Informationsgesamtheit über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person

Verwalter der personenbezogenen Datenbank: natürliche oder juristische Person, der der Inhaber oder das Gesetz das Recht zur Verarbeitung eingeräumt hat. Eine Person, der nur technische Arbeiten ohne Zugriff auf den Inhalt der personenbezogenen Daten übertragen wurden, gilt nicht als Verwalter

betroffene Person: natürliche Person, deren personenbezogene Daten gemäß dem Gesetz verarbeitet werden

Dritter: jede Person außer der betroffenen Person, dem Inhaber oder Verwalter der Datenbank sowie der staatlichen Aufsichtsbehörde für Datenschutz, an die personenbezogene Daten gesetzeskonform übermittelt werden

besondere Kategorien personenbezogener Daten: Daten über rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Mitgliedschaft in Parteien und Gewerkschaften sowie Daten zur Gesundheit oder zum Sexualleben.

1.2. Diese Ordnung ist für die verantwortliche Person und die Mitarbeiter des Verkäufers verbindlich, die personenbezogene Daten unmittelbar verarbeiten und/oder im Rahmen ihrer dienstlichen Pflichten Zugriff darauf haben.

  1. Verzeichnis der personenbezogenen Datenbanken
    2.1. Der Verkäufer ist Inhaber folgender personenbezogener Datenbanken:

Datenbank der Vertragspartner.

  1. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
    3.1. Zweck der Verarbeitung ist die Sicherstellung zivilrechtlicher Beziehungen, die Erbringung, der Erhalt und die Abrechnung von Zahlungen für erworbene Waren und Dienstleistungen gemäß dem Steuerkodex der Ukraine und dem Gesetz der Ukraine „Über Buchhaltung und Finanzberichterstattung in der Ukraine”.

  2. Verfahren der Verarbeitung: Einwilligung, Information über Rechte und Maßnahmen
    4.1. Die Einwilligung der betroffenen Person muss eine freiwillige Willensbekundung zur Verarbeitung ihrer Daten entsprechend dem festgelegten Zweck sein.

4.2. Einwilligung kann in folgenden Formen erteilt werden:

Papierdokument mit Angaben zur Identifizierung des Dokuments und der Person
elektronisches Dokument mit den erforderlichen Identifikationsmerkmalen des Dokuments und der Person. Es ist empfehlenswert, die Willensbekundung mit der elektronischen Signatur der betroffenen Person zu bestätigen
Markierung auf einer elektronischen Dokumentenseite oder in einer elektronischen Datei, die in einem Informationssystem auf Basis dokumentierter softwaretechnischer Lösungen verarbeitet wird.

4.3. Die Einwilligung wird beim Abschluss zivilrechtlicher Beziehungen nach geltendem Recht erteilt.

4.4. Die Information der betroffenen Person über die Aufnahme ihrer Daten in die Datenbank, über die im Gesetz der Ukraine „Über den Schutz personenbezogener Daten” festgelegten Rechte, den Zweck der Datenerhebung sowie über Empfänger der Daten erfolgt beim Abschluss zivilrechtlicher Beziehungen nach geltendem Recht.

4.5. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Mitgliedschaft in Parteien und Gewerkschaften, Gesundheitsdaten oder Sexualleben) ist untersagt.

  1. Aufbewahrungsort der personenbezogenen Datenbank
    5.1. Die in Abschnitt 2 genannten Datenbanken befinden sich an der Adresse des Verkäufers.

  2. Bedingungen für die Offenlegung an Dritte
    6.1. Der Zugang Dritter zu personenbezogenen Daten richtet sich nach der Einwilligung der betroffenen Person gegenüber dem Inhaber oder nach gesetzlichen Vorgaben.

6.2. Zugang wird nicht gewährt, wenn der Dritte die Verpflichtung zur Einhaltung des Gesetzes der Ukraine „Über den Schutz personenbezogener Daten” nicht übernimmt oder nicht gewährleisten kann.

6.3. Ein Beteiligter an datenschutzrechtlichen Beziehungen stellt beim Inhaber einen Antrag auf Zugang (Antrag).

6.4. Der Antrag enthält:

Familienname, Vorname, Vatersname, Wohnsitz und Angaben zum Ausweisdokument der antragstellenden natürlichen Person
Name und Sitz der antragstellenden juristischen Person, Funktion, Familienname, Vorname und Vatersname der den Antrag bestätigenden Person sowie die Bestätigung, dass der Inhalt des Antrags den Befugnissen der juristischen Person entspricht
Familienname, Vorname, Vatersname sowie weitere Angaben zur Identifizierung der betroffenen natürlichen Person
Angaben zur betreffenden Datenbank oder zum Inhaber/Verwalter
Liste der angeforderten personenbezogenen Daten
Zweck und/oder Rechtsgrundlage des Antrags.

6.5. Die Prüfungsfrist zur Entscheidung über die Erfüllung des Antrags darf zehn Arbeitstage ab Eingang nicht überschreiten. Innerhalb dieser Frist informiert der Inhaber den Antragsteller über die Erfüllung oder die Nichtbereitstellung mit Angabe der gesetzlichen Grundlage. Die Erfüllung erfolgt innerhalb von dreißig Kalendertagen ab Eingang, sofern das Gesetz nichts anderes vorsieht.

6.6. Die Aussetzung des Zugangs für Dritte ist zulässig, wenn die Daten nicht innerhalb von dreißig Kalendertagen bereitgestellt werden können. Die Gesamtfrist darf fünfundvierzig Kalendertage nicht überschreiten.

6.7. Die Aussetzungsmitteilung wird dem antragstellenden Dritten schriftlich mit Hinweis auf das Rechtsmittelverfahren übermittelt.

6.8. Die Aussetzungsmitteilung enthält:

Name der zuständigen Person
Versanddatum
Grund der Aussetzung
Frist, innerhalb der der Antrag erfüllt wird.

6.9. Eine Ablehnung des Zugangs ist zulässig, wenn der Zugang gesetzlich verboten ist.

6.10. Die Ablehnungsmitteilung enthält:

Name der ablehnenden zuständigen Person
Versanddatum
Grund der Ablehnung.

6.11. Die Entscheidung über Aussetzung oder Ablehnung kann gerichtlich angefochten werden.

  1. Schutz personenbezogener Daten: Methoden, Verantwortliche, Mitarbeiter, Aufbewahrungsdauer
    7.1. Der Inhaber setzt systemische und softwaretechnische Mittel sowie Kommunikationsmittel ein, die Verlust, Diebstahl, unbefugte Vernichtung, Verfälschung und Kopieren verhindern und internationalen sowie nationalen Standards entsprechen.

7.2. Die verantwortliche Person organisiert die Arbeiten zum Schutz der Daten. Sie wird durch Anordnung des Inhabers benannt.

Die Pflichten der verantwortlichen Person sind in der Stellenbeschreibung festgelegt.

7.3. Die verantwortliche Person ist verpflichtet:

die Datenschutzgesetzgebung der Ukraine zu kennen
Zugriffsverfahren für Mitarbeiter entsprechend ihren Aufgaben zu entwickeln
die Einhaltung der Gesetze und internen Dokumente durch die Mitarbeiter sicherzustellen
ein Verfahren der internen Kontrolle, einschließlich der Häufigkeit, zu entwickeln
den Inhaber über Verstöße innerhalb eines Arbeitstages nach Feststellung zu informieren
die Aufbewahrung von Dokumenten über Einwilligung und Unterrichtung zu gewährleisten.

7.4. Rechte der verantwortlichen Person:

Erhalt erforderlicher Dokumente
Anfertigung von Kopien von Dokumenten und Dateien
Teilnahme an Besprechungen zur Organisation der Arbeiten
Einbringung von Verbesserungsvorschlägen und Hinweisen
Einholung von Erläuterungen zur Verarbeitung
Unterzeichnung und Paraphierung von Dokumenten im Rahmen der Zuständigkeit.

7.5. Mitarbeiter, die Daten verarbeiten und/oder Zugriff haben, müssen die Gesetze und internen Dokumente einhalten.

7.6. Mitarbeiter mit Zugang zu Daten, einschließlich der diese verarbeitenden, dürfen Daten nicht offenlegen. Diese Pflicht gilt auch nach Beendigung der datenschutzbezogenen Tätigkeit, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

7.7. Personen, die gegen das Gesetz der Ukraine „Über den Schutz personenbezogener Daten” verstoßen, haften gemäß Gesetz.

7.8. Daten werden nicht länger gespeichert als für den Zweck erforderlich, in jedem Fall nicht länger als in der Einwilligung vorgesehen.

  1. Rechte der betroffenen Person
    8.1. Die betroffene Person hat das Recht:

den Standort der Datenbank, deren Zweck und Bezeichnung sowie den Standort/Wohnsitz des Inhabers oder Verwalters zu kennen oder Beauftragte zu benennen, außer in gesetzlich bestimmten Fällen
Information über Zugangsbedingungen, insbesondere über Dritte, an die Daten übermittelt werden, zu erhalten
Zugang zu den eigenen Daten zu erhalten
innerhalb von dreißig Kalendertagen ab Antragseingang eine Antwort über das Vorhandensein der Daten und deren Inhalt zu erhalten
begründeten Widerspruch gegen die Verarbeitung durch staatliche oder kommunale Behörden zu erheben
begründete Anträge auf Änderung oder Vernichtung unrechtmäßig verarbeiteter oder unrichtiger Daten zu stellen
Schutz gegen unrechtmäßige Verarbeitung, Verlust, Zerstörung, Beschädigung sowie gegen unrichtige oder ehrverletzende Angaben zu verlangen
sich an zuständige Behörden zum Schutz der Rechte zu wenden
Rechtsbehelfe bei Verstößen gegen Datenschutzvorschriften zu nutzen.

  1. Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen der betroffenen Person
    9.1. Die betroffene Person hat das Recht, von jedem Beteiligten der datenschutzrechtlichen Beziehungen Auskunft über ihre Person zu erhalten, ohne den Zweck anzugeben, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

9.2. Der Zugang zu eigenen Daten erfolgt unentgeltlich.

9.3. Die betroffene Person richtet den Antrag an den Inhaber der Datenbank.

Der Antrag enthält:

Name, Vorname, Vatersname, Wohnsitz und Ausweisdaten
weitere Angaben zur Identifizierung
Angaben zur Datenbank oder zum Inhaber/Verwalter
Liste der angeforderten Daten.

9.4. Die Prüfungsfrist beträgt höchstens zehn Arbeitstage. Der Inhaber informiert über die Erfüllung oder die Nichtbereitstellung unter Angabe der Rechtsgrundlage.

9.5. Der Antrag wird innerhalb von dreißig Kalendertagen erfüllt, sofern gesetzlich nichts anderes vorgesehen ist.