Regulamin przetwarzania i ochrony danych osobowych w bazach danych osobowych, których właścicielem jest Sprzedawca

Spis treści
Pojęcia ogólne i zakres stosowania
Wykaz baz danych osobowych
Cel przetwarzania danych osobowych
Tryb przetwarzania danych osobowych: uzyskanie zgody, poinformowanie o prawach i czynnościach z danymi osobowymi osoby, której dane dotyczą
Miejsce przechowywania bazy danych osobowych
Warunki ujawniania danych osobowych osobom trzecim
Ochrona danych osobowych: metody ochrony, osoba odpowiedzialna, pracownicy bezpośrednio przetwarzający i/lub mający dostęp do danych osobowych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, okres przechowywania danych osobowych
Prawa osoby, której dane dotyczą
Tryb rozpatrywania wniosków osoby, której dane dotyczą
Rejestracja państwowa bazy danych osobowych

  1. Pojęcia ogólne i zakres stosowania
    1.1. Definicje:

baza danych osobowych: nazwana, uporządkowana całość danych osobowych w formie elektronicznej i/lub w postaci kartotek danych osobowych

osoba odpowiedzialna: wyznaczona osoba organizująca prace związane z ochroną danych osobowych podczas ich przetwarzania zgodnie z prawem

właściciel bazy danych osobowych: osoba fizyczna lub prawna, której na mocy prawa lub za zgodą osoby, której dane dotyczą, przyznano prawo do przetwarzania tych danych, która określa cel przetwarzania danych osobowych w tej bazie, ustala zakres tych danych oraz procedury ich przetwarzania, o ile prawo nie stanowi inaczej

Państwowy Rejestr Baz Danych Osobowych: jednolity państwowy system informacyjny gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji o zarejestrowanych bazach danych osobowych

powszechnie dostępne źródła danych osobowych: informatory, książki adresowe, rejestry, spisy, katalogi i inne usystematyzowane zbiory informacji jawnych zawierające dane osobowe, umieszczone i opublikowane za wiedzą osoby, której dane dotyczą. Za powszechnie dostępne źródła nie uważa się sieci społecznościowych i zasobów internetowych, w których osoba, której dane dotyczą, pozostawia swoje dane osobowe, chyba że wyraźnie wskazano, że dane są udostępnione w celu ich swobodnego rozpowszechniania i używania

zgoda osoby, której dane dotyczą: każde udokumentowane, dobrowolne oświadczenie woli osoby fizycznej pozwalające na przetwarzanie jej danych osobowych zgodnie z określonym celem ich przetwarzania

pseudonimizacja/anonymizacja danych osobowych: usunięcie informacji umożliwiających identyfikację osoby

przetwarzanie danych osobowych: jakakolwiek operacja lub zestaw operacji wykonywanych w całości lub częściowo w systemie informatycznym (zautomatyzowanym) i/lub w kartotekach danych osobowych, związanych z gromadzeniem, rejestracją, kumulacją, przechowywaniem, adaptacją, modyfikacją, aktualizacją, wykorzystywaniem i udostępnianiem (rozpowszechnianiem, przekazywaniem), pseudonimizacją, niszczeniem informacji o osobie fizycznej

dane osobowe: informacje lub zestaw informacji o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania

administrator bazy danych osobowych: osoba fizyczna lub prawna, której właściciel bazy danych osobowych lub prawo przyznało uprawnienie do przetwarzania tych danych. Osoba, której właściciel i/lub administrator bazy powierzył wykonywanie prac technicznych przy bazie danych bez dostępu do treści danych osobowych, nie jest administratorem bazy

osoba, której dane dotyczą: osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem

osoba trzecia: każda osoba z wyjątkiem osoby, której dane dotyczą, właściciela lub administratora bazy danych osobowych oraz upoważnionego organu państwowego do spraw ochrony danych osobowych, której właściciel lub administrator przekazuje dane osobowe zgodnie z prawem

szczególne kategorie danych: dane osobowe dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań politycznych, religijnych lub filozoficznych, członkostwa w partiach politycznych i związkach zawodowych, a także dane dotyczące zdrowia lub życia seksualnego.

1.2. Niniejszy Regulamin jest obowiązujący dla osoby odpowiedzialnej oraz pracowników Sprzedawcy, którzy bezpośrednio przetwarzają i/lub mają dostęp do danych osobowych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

  1. Wykaz baz danych osobowych
    2.1. Sprzedawca jest właścicielem następujących baz danych osobowych:

baza danych osobowych kontrahentów.

  1. Cel przetwarzania danych osobowych
    3.1. Celem przetwarzania danych osobowych w systemie jest zapewnienie realizacji stosunków cywilnoprawnych, świadczenie, otrzymywanie i rozliczanie płatności za nabyte towary i usługi zgodnie z Kodeksem Podatkowym Ukrainy oraz Ustawą Ukrainy „O rachunkowości i sprawozdawczości finansowej na Ukrainie”.

  2. Tryb przetwarzania danych osobowych: uzyskanie zgody, poinformowanie o prawach i czynnościach z danymi osoby, której dane dotyczą
    4.1. Zgoda osoby, której dane dotyczą, musi być dobrowolnym oświadczeniem woli osoby fizycznej na przetwarzanie jej danych osobowych zgodnie z określonym celem ich przetwarzania.

4.2. Zgoda może być udzielona w następujących formach:

dokument papierowy z danymi identyfikującymi dokument i osobę
dokument elektroniczny zawierający wymagane elementy identyfikujące dokument i osobę. Zaleca się potwierdzenie dobrowolnego oświadczenia woli podpisem elektronicznym osoby, której dane dotyczą
zaznaczenie pola na elektronicznej stronie dokumentu lub w pliku elektronicznym przetwarzanym w systemie informatycznym na podstawie udokumentowanych rozwiązań programowo-technicznych.

4.3. Zgoda jest udzielana podczas formalizowania stosunków cywilnoprawnych zgodnie z obowiązującym prawem.

4.4. Poinformowanie osoby, której dane dotyczą, o włączeniu jej danych do bazy, o prawach określonych w Ustawie Ukrainy „O ochronie danych osobowych”, o celu zbierania danych oraz o osobach, którym dane są przekazywane, następuje podczas formalizowania stosunków cywilnoprawnych zgodnie z obowiązującym prawem.

4.5. Przetwarzanie danych dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań politycznych, religijnych lub światopoglądowych, członkostwa w partiach politycznych i związkach zawodowych, a także danych dotyczących zdrowia lub życia seksualnego (szczególne kategorie danych) jest zabronione.

  1. Miejsce przechowywania bazy danych osobowych
    5.1. Bazy danych osobowych wskazane w rozdziale 2 znajdują się pod adresem Sprzedawcy.

  2. Warunki ujawniania danych osobowych osobom trzecim
    6.1. Tryb dostępu osób trzecich do danych osobowych określa treść zgody osoby, której dane dotyczą, udzielonej właścicielowi danych, lub wymagania prawa.

6.2. Dostęp nie jest udzielany, jeżeli osoba trzecia odmawia przyjęcia zobowiązań zapewnienia zgodności z Ustawą Ukrainy „O ochronie danych osobowych” lub nie jest w stanie ich zapewnić.

6.3. Podmiot stosunków związanych z danymi osobowymi składa do właściciela danych wniosek o dostęp (Wniosek).

6.4. Wniosek zawiera:

imię, nazwisko, imię ojca, miejsce zamieszkania (pobytu) oraz dane dokumentu tożsamości osoby składającej Wniosek (dla osoby fizycznej)
nazwę i siedzibę osoby prawnej składającej Wniosek, stanowisko, imię, nazwisko i imię ojca osoby potwierdzającej Wniosek oraz potwierdzenie, że treść Wniosku odpowiada uprawnieniom osoby prawnej (dla osoby prawnej)
imię, nazwisko, imię ojca oraz inne dane umożliwiające identyfikację osoby, której Wniosek dotyczy
informacje o bazie danych osobowych, której Wniosek dotyczy, lub informacje o właścicielu lub administratorze tej bazy
wykaz żądanych danych osobowych
cel i/lub podstawę prawną Wniosku.

6.5. Termin rozpatrzenia Wniosku pod kątem jego uwzględnienia nie może przekroczyć dziesięciu dni roboczych od dnia wpływu. W tym terminie właściciel bazy informuje wnioskodawcę, że Wniosek zostanie uwzględniony albo że dane nie podlegają udostępnieniu, wskazując podstawę prawną. Wniosek realizuje się w terminie trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wpływu, chyba że prawo stanowi inaczej.

6.6. Odroczenie dostępu danych osobowych osobom trzecim jest dopuszczalne, jeżeli nie jest możliwe udostępnienie danych w terminie trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wpływu Wniosku. Całkowity termin rozpatrzenia spraw nie może przekroczyć czterdziestu pięciu dni kalendarzowych.

6.7. O odroczeniu informuje się wnioskodawcę na piśmie z wyjaśnieniem trybu zaskarżenia decyzji.

6.8. Zawartość zawiadomienia o odroczeniu:

imię, nazwisko, imię ojca urzędnika
data wysłania zawiadomienia
przyczyna odroczenia
termin, w którym Wniosek zostanie zrealizowany.

6.9. Odmowa dostępu do danych osobowych jest dopuszczalna, jeśli dostęp jest zakazany przez prawo.

6.10. Zawartość zawiadomienia o odmowie:

imię, nazwisko, imię ojca urzędnika odmawiającego dostępu
data wysłania zawiadomienia
przyczyna odmowy.

6.11. Decyzję o odroczeniu lub odmowie dostępu można zaskarżyć do sądu.

  1. Ochrona danych osobowych: metody ochrony, osoba odpowiedzialna, pracownicy, okres przechowywania
    7.1. Właściciel bazy jest wyposażony w systemowe i programowo-techniczne środki oraz środki łączności zapobiegające utracie, kradzieży, nieuprawnionemu zniszczeniu, zniekształceniu, fałszowaniu, kopiowaniu informacji i zgodne z normami międzynarodowymi i krajowymi.

7.2. Osoba odpowiedzialna organizuje prace związane z ochroną danych podczas ich przetwarzania. Wyznacza ją zarządzenie Właściciela bazy.

Obowiązki osoby odpowiedzialnej określa opis stanowiska.

7.3. Osoba odpowiedzialna jest zobowiązana:

znać przepisy Ukrainy w zakresie ochrony danych osobowych
opracować procedury dostępu pracowników do danych zgodnie z obowiązkami
zapewnić zgodność działań pracowników z przepisami i dokumentami wewnętrznymi
opracować tryb kontroli wewnętrznej zgodności, w tym częstotliwość kontroli
informować Właściciela bazy o naruszeniach nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego od ich wykrycia
zapewnić przechowywanie dokumentów potwierdzających zgodę i poinformowanie osoby, której dane dotyczą.

7.4. Uprawnienia osoby odpowiedzialnej:

otrzymywać niezbędne dokumenty
wykonywać kopie dokumentów i plików
uczestniczyć w omawianiu organizacji prac
składać propozycje usprawnień i uwagi
otrzymywać wyjaśnienia w sprawach przetwarzania
podpisywać i parafować dokumenty w granicach kompetencji.

7.5. Pracownicy przetwarzający i/lub mający dostęp do danych muszą przestrzegać prawa i dokumentów wewnętrznych.

7.6. Pracownicy mający dostęp do danych, w tym je przetwarzający, nie mogą ujawniać danych. Obowiązek trwa po zakończeniu pracy z danymi, chyba że prawo stanowi inaczej.

7.7. Osoby naruszające przepisy Ustawy Ukrainy „O ochronie danych osobowych” ponoszą odpowiedzialność zgodnie z prawem.

7.8. Dane osobowe nie są przechowywane dłużej niż to konieczne do celu przetwarzania, w każdym razie nie dłużej niż wynika to ze zgody osoby, której dane dotyczą.

  1. Prawa osoby, której dane dotyczą
    8.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

znać lokalizację bazy, jej cel i nazwę, adres właściciela lub administratora lub upoważnić inne osoby do uzyskania informacji
otrzymywać informacje o warunkach dostępu, w tym o osobach trzecich, którym dane są przekazywane
mieć dostęp do swoich danych
otrzymać odpowiedź w terminie do trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wpływu Wniosku, a także treść przechowywanych danych
wnosić umotywowany sprzeciw wobec przetwarzania przez organy władzy publicznej
żądać zmiany lub zniszczenia danych, jeżeli są przetwarzane niezgodnie z prawem lub są nieprawdziwe
chronić dane przed niezgodnym z prawem przetwarzaniem i przypadkową utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, a także przed udzielaniem informacji nieprawdziwych lub naruszających dobra osobiste
zwracać się do organów właściwych w sprawach ochrony danych
korzystać ze środków ochrony prawnej w przypadku naruszenia przepisów.

  1. Tryb rozpatrywania wniosków osoby, której dane dotyczą
    9.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać jakiekolwiek informacje o sobie od każdego podmiotu relacji związanych z danymi bez wskazania celu Wniosku, chyba że prawo stanowi inaczej.

9.2. Dostęp do danych o sobie jest bezpłatny.

9.3. Osoba składa Wniosek o dostęp do danych do właściciela bazy.

Wniosek zawiera:

imię, nazwisko, imię ojca, miejsce zamieszkania (pobytu) oraz dane dokumentu tożsamości
inne informacje umożliwiające identyfikację osoby
informacje o bazie lub o jej właścicielu/administratorze
wykaz żądanych danych.

9.4. Termin rozpatrzenia Wniosku nie przekracza dziesięciu dni roboczych. Właściciel informuje o uwzględnieniu Wniosku lub odmowie wraz z podstawą prawną.

9.5. Wniosek realizuje się w terminie trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wpływu, chyba że prawo stanowi inaczej.