Regolamento sul trattamento e sulla protezione dei dati personali nelle banche dati di dati personali di proprietà del Venditore

Indice
Concetti generali e ambito di applicazione
Elenco delle banche dati di dati personali
Finalità del trattamento dei dati personali
Procedura di trattamento dei dati personali: acquisizione del consenso, informativa sui diritti e sulle azioni con i dati personali dell’interessato
Ubicazione della banca dati dei dati personali
Condizioni di divulgazione dei dati personali a terzi
Protezione dei dati personali: metodi di protezione, responsabile, dipendenti che trattano e/o hanno accesso ai dati nell’ambito delle funzioni, periodo di conservazione
Diritti dell’interessato
Procedura per la gestione delle richieste dell’interessato
Registrazione statale della banca dati dei dati personali

  1. Concetti generali e ambito di applicazione
    1.1. Definizioni:

banca dati di dati personali: insieme denominato e ordinato di dati personali in formato elettronico e/o sotto forma di schedari

persona responsabile: soggetto designato che organizza le attività relative alla protezione dei dati personali durante il loro trattamento in conformità alla legge

titolare della banca dati di dati personali: persona fisica o giuridica alla quale, per legge o con il consenso dell’interessato, è riconosciuto il diritto di trattare tali dati, che approva la finalità del trattamento nella banca dati, determina la composizione dei dati e le procedure di trattamento, salvo diversa previsione di legge

Registro Statale delle Banche Dati di Dati Personali: sistema informativo statale unico per la raccolta, accumulo e trattamento di informazioni sulle banche dati registrate

fonti accessibili al pubblico di dati personali: repertori, annuari, registri, elenchi, cataloghi e altre raccolte sistematizzate di informazioni aperte contenenti dati personali pubblicati con la conoscenza dell’interessato. Non sono considerate fonti pubbliche i social network e le risorse internet in cui l’interessato lascia i propri dati, salvo esplicita indicazione che i dati sono pubblicati per la libera diffusione e utilizzazione

consenso dell’interessato: qualsiasi manifestazione di volontà documentata e volontaria di una persona fisica che autorizza il trattamento dei propri dati personali in conformità alla finalità dichiarata

pseudonimizzazione/anonimizzazione dei dati: rimozione delle informazioni che consentono l’identificazione della persona

trattamento dei dati personali: qualsiasi operazione o insieme di operazioni svolte totalmente o parzialmente in un sistema informativo (automatizzato) e/o in schedari, relative a raccolta, registrazione, accumulo, conservazione, adattamento, modifica, aggiornamento, utilizzo e diffusione (distribuzione, messa a disposizione, trasferimento), pseudonimizzazione, distruzione di informazioni su una persona fisica

dati personali: informazioni o insieme di informazioni riguardanti una persona fisica identificata o identificabile

responsabile della banca dati: persona fisica o giuridica cui il titolare o la legge ha conferito il diritto di trattare tali dati. Non è responsabile la persona incaricata dal titolare e/o dal responsabile di svolgere lavori tecnici senza accesso al contenuto dei dati

interessato: persona fisica i cui dati personali sono trattati in conformità alla legge

terzo: qualsiasi persona, salvo l’interessato, il titolare o il responsabile della banca dati e l’autorità statale competente in materia di protezione dei dati personali, alla quale i dati sono trasferiti dal titolare o dal responsabile in conformità alla legge

categorie particolari di dati: dati relativi all’origine razziale o etnica, convinzioni politiche, religiose o filosofiche, appartenenza a partiti politici e sindacati, nonché dati relativi alla salute o alla vita sessuale.

1.2. Il presente Regolamento è vincolante per la persona responsabile e per i dipendenti del Venditore che trattano direttamente e/o hanno accesso ai dati personali nell’ambito delle proprie mansioni.

  1. Elenco delle banche dati
    2.1. Il Venditore è titolare della seguente banca dati di dati personali:

banca dati dei controparti.

  1. Finalità del trattamento
    3.1. La finalità del trattamento è garantire l’attuazione dei rapporti di diritto civile, la prestazione, la ricezione e la regolazione dei pagamenti per beni e servizi acquistati in conformità al Codice Tributario dell’Ucraina e alla Legge dell’Ucraina “Sulla contabilità e rendicontazione finanziaria in Ucraina”.

  2. Procedura di trattamento: consenso, informativa sui diritti e sulle azioni dell’interessato
    4.1. Il consenso dell’interessato deve essere una manifestazione volontaria che autorizza il trattamento dei suoi dati in conformità alla finalità stabilita.

4.2. Il consenso può essere prestato nelle seguenti forme:

documento cartaceo con elementi che consentono l’identificazione del documento e della persona
documento elettronico contenente gli elementi obbligatori per l’identificazione del documento e della persona. È opportuno che la manifestazione di volontà sia certificata con la firma elettronica dell’interessato
selezione di un’opzione su una pagina elettronica del documento o in un file elettronico trattato in un sistema informativo basato su soluzioni tecnico informatiche documentate.

4.3. Il consenso è prestato al momento della formalizzazione dei rapporti di diritto civile secondo la normativa vigente.

4.4. L’informativa all’interessato circa l’inserimento dei suoi dati nella banca dati, i diritti previsti dalla Legge dell’Ucraina “Sulla protezione dei dati personali”, la finalità della raccolta e i soggetti ai quali i dati sono comunicati avviene al momento della formalizzazione dei rapporti di diritto civile.

4.5. È vietato il trattamento di dati relativi all’origine razziale o etnica, alle convinzioni politiche, religiose o filosofiche, all’appartenenza a partiti politici e sindacati, nonché ai dati relativi alla salute o alla vita sessuale (categorie particolari).

  1. Ubicazione della banca dati
    5.1. Le banche dati indicate nella sezione 2 sono collocate all’indirizzo del Venditore.

  2. Condizioni di divulgazione a terzi
    6.1. Le modalità di accesso dei terzi ai dati personali sono determinate dalle condizioni del consenso prestato dall’interessato al titolare oppure dalla legge.

6.2. L’accesso non è concesso quando il terzo rifiuta di assumere l’obbligo di rispettare la Legge dell’Ucraina “Sulla protezione dei dati personali” o non è in grado di garantirlo.

6.3. Il soggetto coinvolto nei rapporti relativi ai dati presenta al titolare una richiesta di accesso (Richiesta).

6.4. La Richiesta indica:

cognome, nome, patronimico, domicilio (residenza) e dati del documento di identità della persona fisica richiedente
denominazione e sede della persona giuridica richiedente, funzione, cognome, nome e patronimico del soggetto che certifica la Richiesta, conferma che il contenuto è conforme ai poteri della persona giuridica
cognome, nome, patronimico e altre informazioni che consentono l’identificazione della persona fisica cui la Richiesta si riferisce
informazioni sulla banca dati interessata o sul suo titolare o responsabile
elenco dei dati personali richiesti
finalità e/o base giuridica della Richiesta.

6.5. Il termine per l’esame della Richiesta ai fini dell’accoglimento non può superare dieci giorni lavorativi dalla ricezione. Entro tale termine il titolare informa se la Richiesta sarà accolta o se i dati non possono essere forniti, indicando la base legale. La Richiesta è soddisfatta entro trenta giorni di calendario dalla ricezione, salvo diversa previsione di legge.

6.6. Il rinvio dell’accesso ai terzi è consentito se i dati non possono essere forniti entro trenta giorni di calendario. Il termine complessivo non può superare quarantacinque giorni di calendario.

6.7. La comunicazione del rinvio è inviata per iscritto al terzo richiedente con le indicazioni sulle modalità di impugnazione.

6.8. La comunicazione di rinvio indica:

cognome, nome, patronimico del funzionario
data di invio
motivo del rinvio
termine entro il quale la Richiesta sarà soddisfatta.

6.9. Il rifiuto di accesso è consentito se l’accesso è vietato dalla legge.

6.10. La comunicazione di rifiuto indica:

cognome, nome, patronimico del funzionario che rifiuta l’accesso
data di invio
motivo del rifiuto.

6.11. La decisione di rinvio o rifiuto può essere impugnata in sede giudiziaria.

  1. Protezione dei dati: metodi, responsabile, dipendenti, conservazione
    7.1. Il titolare dispone di mezzi sistemici e tecnico informatici e di comunicazione che impediscono perdita, furto, distruzione non autorizzata, alterazione, falsificazione, copia delle informazioni e conformi agli standard internazionali e nazionali.

7.2. La persona responsabile organizza le attività di protezione dei dati durante il trattamento. È designata con ordine del Titolare.

Le mansioni della persona responsabile sono indicate nella descrizione della posizione.

7.3. La persona responsabile è tenuta a:

conoscere la normativa ucraina in materia di protezione dei dati
elaborare le procedure di accesso dei dipendenti ai dati in base alle mansioni
assicurare il rispetto della normativa e dei documenti interni da parte dei dipendenti
elaborare la procedura di controllo interno, inclusa la periodicità
informare il Titolare sulle violazioni entro un giorno lavorativo dalla loro individuazione
assicurare la conservazione dei documenti relativi al consenso e all’informativa.

7.4. Diritti della persona responsabile:

ricevere i documenti necessari
effettuare copie di documenti e file
partecipare alle discussioni organizzative
presentare proposte di miglioramento e rilievi
ottenere chiarimenti in materia di trattamento
sottoscrivere e vistare documenti nell’ambito delle proprie competenze.

7.5. I dipendenti che trattano e/o hanno accesso ai dati devono osservare la legge e i documenti interni.

7.6. I dipendenti con accesso ai dati, inclusi coloro che li trattano, non devono divulgarli. L’obbligo permane anche dopo la cessazione delle attività connesse ai dati, salvo quanto previsto dalla legge.

7.7. Le persone che violano la Legge dell’Ucraina “Sulla protezione dei dati personali” sono responsabili ai sensi di legge.

7.8. I dati personali non devono essere conservati più a lungo del necessario per la finalità per cui sono trattati, in ogni caso non oltre il termine previsto nel consenso dell’interessato.

  1. Diritti dell’interessato
    8.1. L’interessato ha diritto di:

conoscere l’ubicazione della banca dati che contiene i propri dati, la sua finalità e denominazione, l’ubicazione e/o il domicilio del titolare o del responsabile, oppure incaricare persone autorizzate, salvo i casi previsti dalla legge
ricevere informazioni sulle condizioni di accesso ai dati, in particolare sui terzi ai quali i dati sono comunicati
accedere ai propri dati
ricevere, entro trenta giorni di calendario dalla ricezione della Richiesta, una risposta sull’esistenza dei dati e il contenuto degli stessi
presentare opposizione motivata al trattamento da parte delle autorità pubbliche
richiedere la modifica o la cancellazione dei dati qualora siano trattati illegalmente o siano inesatti
tutelare i propri dati contro il trattamento illecito e la perdita, distruzione, danneggiamento, nonché contro la comunicazione di informazioni inesatte o lesive dell’onore, dignità e reputazione
rivolgersi alle autorità competenti per la protezione dei dati
esperire rimedi giuridici in caso di violazione della normativa.

  1. Procedura per la gestione delle richieste dell’interessato
    9.1. L’interessato ha diritto di ottenere qualsiasi informazione su di sé da qualsiasi soggetto delle relazioni relative ai dati senza indicare lo scopo della Richiesta, salvo i casi previsti dalla legge.

9.2. L’accesso ai propri dati è gratuito.

9.3. L’interessato presenta la Richiesta di accesso al titolare della banca dati.

La Richiesta indica:

cognome, nome, patronimico, domicilio (residenza) e dati del documento di identità
altre informazioni che consentono l’identificazione
informazioni sulla banca dati o sul titolare/responsabile
elenco dei dati richiesti.

9.4. Il termine di esame della Richiesta non supera dieci giorni lavorativi. Il titolare informa sull’accoglimento o sul non accoglimento indicando la base legale.

9.5. La Richiesta è soddisfatta entro trenta giorni di calendario dalla ricezione, salvo diversa previsione di legge.